Elektroniczna komunikacja między pracownikiem a pracodawcą od kilku lat stopniowo pojawia się w kolejnych przepisach Kodeksu pracy. Niektóre wnioski dotyczące rodzicielstwa czy urlopu opiekuńczego można było składać elektronicznie już wcześniej. Od 27 stycznia 2026 r. katalog czynności, przy których nie jest potrzebna tradycyjna forma pisemna, został jednak wyraźnie rozszerzony.
Zmiany wprowadziła ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ogłoszona 12 stycznia 2026 r. w Dz.U. 2026 poz. 25. Ustawa weszła w życie 27 stycznia 2026 r.[1]
Postać papierowa albo elektroniczna – co właściwie się zmieniło?
Nowelizacja w szeregu przepisów zastąpiła wcześniejsze wymagania dotyczące pisma lub formy pisemnej określeniem „postać papierowa lub elektroniczna”.[1]
To istotne rozróżnienie. „Postać elektroniczna” nie jest tym samym co kodeksowa „forma elektroniczna”, która wiąże się z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że nowe rozwiązanie należy rozumieć szeroko i możliwe jest korzystanie między innymi z poczty elektronicznej, jeżeli można zidentyfikować osobę składającą dany wniosek lub oświadczenie.[2]
W praktyce oznacza to, że w wielu przypadkach nie jest potrzebne drukowanie dokumentu, podpisywanie go odręcznie, a następnie przekazywanie do działu kadr. Pracodawca może odpowiednio zorganizować komunikację za pomocą poczty elektronicznej albo własnego systemu kadrowego.
Nie oznacza to jednak zniesienia wszystkich wymagań dotyczących dokumentacji pracowniczej. Nadal trzeba przestrzegać zasad jej prowadzenia i przechowywania. Zmiana dotyczy przede wszystkim sposobu dokonywania konkretnych czynności wskazanych w Kodeksie pracy.
Jakie sprawy można od 27 stycznia 2026 r. załatwiać elektronicznie?
Nowelizacja objęła między innymi następujące czynności:[1][2]
przekazywanie informacji dotyczących monitoringu stosowanego przez pracodawcę,
przekazywanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
konsultowanie zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
sporządzanie i przekazywanie rozkładu czasu pracy,
wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy,
wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
wniosek o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
wniosek o odpracowanie zwolnienia udzielonego na załatwienie spraw osobistych,
wniosek o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych,
wniosek związany z poinformowaniem inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego,
zgodę pracownika na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy,
potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
W tych sprawach nie trzeba więc korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego tylko po to, aby dokument był traktowany tak jak tradycyjne pismo. Istotne jest jednak, aby zastosowany sposób komunikacji pozwalał ustalić, od kogo pochodzi dana wiadomość lub oświadczenie.
Urlopy rodzicielskie i opiekuńcze były elektroniczne wcześniej
Warto rozróżnić nowe regulacje od rozwiązań, które obowiązywały jeszcze przed 27 stycznia 2026 r. Wnioski dotyczące wielu uprawnień związanych z rodzicielstwem już wcześniej można było składać w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dotyczy to między innymi wniosku o urlop rodzicielski, urlop ojcowski czy urlop opiekuńczy. Podobnie przepisy dotyczące zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej nie wymagały klasycznego pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem.[3]
Dlatego zmiana z 27 stycznia 2026 r. nie stworzyła od podstaw możliwości elektronicznej obsługi wszystkich spraw kadrowych. Uzupełniła wcześniejsze reformy i objęła kolejne czynności, przy których nadal funkcjonowały bardziej tradycyjne wymagania.
E-mail wystarczy, ale pracodawca powinien ustalić jasne zasady
Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że postać elektroniczna może obejmować zwykłą wiadomość e-mail, jeżeli pozwala ona na identyfikację osoby dokonującej czynności.[2]
W praktyce firmy mogą więc wykorzystywać firmowe skrzynki pocztowe, elektroniczne formularze lub wewnętrzne systemy kadrowe. W przypadku prostych czynności możliwe są również inne środki komunikacji elektronicznej, jeżeli pozwalają odpowiednio ustalić autora oświadczenia.
Z punktu widzenia pracodawcy rozsądne jest ustalenie jednolitej procedury – przykładowo określenie konkretnego adresu działu HR albo systemu, przez który składane są wnioski. Pozwala to uniknąć późniejszych sporów o to, czy wiadomość została wysłana, kiedy dotarła i czego dokładnie dotyczyła.
Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Druga istotna zmiana dotyczy pracownika, który kończy zatrudnienie i nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy w takiej sytuacji przysługuje ekwiwalent pieniężny. Przed 27 stycznia 2026 r. sam Kodeks pracy nie określał wprost konkretnego terminu jego wypłaty. W praktyce przyjmowano, że roszczenie staje się wymagalne w dniu ustania stosunku pracy, co oznaczało konieczność rozliczenia ekwiwalentu właśnie wtedy.[4]
Nowelizacja dodała do art. 171 nowe § 4 i § 5, które dokładnie określają termin wypłaty.[1]
Co do zasady ekwiwalent wypłaca się razem z wynagrodzeniem
Obecnie pracodawca wypłaca ekwiwalent w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy.[1]
Jeżeli więc pracownik kończy zatrudnienie 12 września, a zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca, ekwiwalent może zostać wypłacony razem z ostatnim wynagrodzeniem w październikowym terminie płacowym.
Zmiana pozwala więc uniknąć sytuacji, w której dział płac musi przygotować dodatkowe, osobne rozliczenie tylko dlatego, że umowa rozwiązuje się w środku miesiąca.
Wyjątek: 10 dni od zakończenia zatrudnienia
Nie zawsze można jednak czekać do kolejnego standardowego terminu płacowego.
Jeżeli ustalony termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w terminie 10 dni od dnia zakończenia zatrudnienia.[1][4]
Przykładowo: w firmie wynagrodzenie jest wypłacane 27. dnia miesiąca, natomiast umowa pracownika rozwiązuje się 31 marca. Termin płacowy przypada więc jeszcze przed ustaniem stosunku pracy. Pracodawca nie może wówczas czekać do 27 kwietnia – ma maksymalnie 10 dni od 31 marca na wypłatę ekwiwalentu.
Jeżeli ostatni dzień tego dziesięciodniowego terminu przypada na dzień wolny od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu poprzedzającym ten dzień.
Zmienił się termin, a nie prawo do ekwiwalentu
Nowelizacja nie zmieniła podstawowej zasady dotyczącej samego prawa do świadczenia. Ekwiwalent nadal przysługuje wtedy, gdy z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy pracownik nie może wykorzystać przysługującego mu urlopu w naturze.
Pracodawca nadal może również w okresie wypowiedzenia udzielić pracownikowi urlopu na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy. Jeżeli cały należny urlop zostanie wykorzystany przed ustaniem zatrudnienia, nie powstaje obowiązek wypłaty ekwiwalentu za tę część urlopu.
Pozostaje też dotychczasowy wyjątek dotyczący zawarcia bezpośrednio po zakończeniu jednej umowy kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą. Jeżeli strony uzgodnią wykorzystanie urlopu w czasie kolejnego stosunku pracy, wypłata ekwiwalentu nie jest konieczna.[3]
Nowelizacja zmieniła także zasady dotyczące ZFŚS
Ta sama ustawa wprowadziła jeszcze jedną zmianę niezwiązaną bezpośrednio z ekwiwalentem ani elektronicznymi wnioskami.
U pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, sprawy dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych trzeba obecnie uzgadniać z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Wcześniejsza regulacja odwoływała się do jednego przedstawiciela, natomiast po zmianie reprezentację powinno tworzyć co najmniej dwóch pracowników.[2]
Zmiana dotyczy między innymi uzgadniania zasad korzystania z funduszu oraz – w odpowiednich przypadkach – wysokości odpisu lub rezygnacji z jego tworzenia.
Co zmiany oznaczają w praktyce?
Reforma obowiązująca od 27 stycznia 2026 r. nie przeniosła całego prawa pracy do internetu, ale usunęła kilka formalności, przy których nadal wymagano bardziej tradycyjnej dokumentacji.
Dla pracowników oznacza to łatwiejsze składanie części wniosków bez wizyty w dziale kadr. Dla pracodawców najważniejszą zmianą finansowo-organizacyjną jest natomiast możliwość rozliczania ekwiwalentu za urlop razem ze standardową listą płac, o ile spełnione są warunki wynikające z art. 171 § 4 i § 5 Kodeksu pracy.
Nie należy jednak przyjmować ogólnej zasady, że od 27 stycznia wszystkie dokumenty kadrowe można przesłać zwykłym e-mailem. Nowelizacja dotyczy konkretnie wskazanych czynności, a w pozostałych przypadkach nadal trzeba sprawdzić wymagania wynikające z odpowiedniego przepisu.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. 2026 poz. 25 – zmiany dotyczące postaci papierowej i elektronicznej oraz nowe art. 171 § 4 i § 5 Kodeksu pracy: ELI – Dz.U. 2026 poz. 25.
- Państwowa Inspekcja Pracy, „Do kadr trafi więcej wniosków w formie elektronicznej”, 27 stycznia 2026 r. – katalog czynności objętych nowelizacją, zasady korzystania z poczty elektronicznej, ekwiwalent za urlop oraz zmiany dotyczące ZFŚS: PIP – zmiany od 27 stycznia 2026 r..
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277 ze zmianami – w szczególności art. 85, art. 171, art. 1731, art. 174 oraz przepisy dotyczące urlopów związanych z rodzicielstwem: ELI – Kodeks pracy.
- Państwowa Inspekcja Pracy, „Do kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?” – wyjaśnienie zasad wynikających z art. 171 § 4 i § 5 oraz przykłady dotyczące terminu wypłaty: PIP – termin wypłaty ekwiwalentu.
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 288 ze zmianami – w szczególności art. 4 ust. 3 oraz art. 8 ust. 2.