Polskie postępowanie cywilne przez wiele lat pozostawało w dużej mierze oparte na papierowej korespondencji. Strony i ich pełnomocnicy wysyłali pisma pocztą albo składali je bezpośrednio w biurach podawczych sądów, a większość korespondencji z sądu była doręczana w tradycyjnej formie.
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1172, rozpoczęła kolejny etap cyfryzacji postępowania cywilnego. Najważniejsze z punktu widzenia komunikacji z sądem rozwiązania weszły w życie 1 marca i 1 czerwca 2026 r.[1]
Zmiany trzeba jednak dokładnie rozróżnić. Od marca możliwość elektronicznego wnoszenia określonych pism otrzymali przede wszystkim zawodowi uczestnicy postępowania. Czerwcowa zmiana dotyczy natomiast elektronicznego odbierania korespondencji przez zwykłe strony postępowania, w tym osoby fizyczne i przedsiębiorców.[5][6]
1 marca 2026 r. – ruszyło elektroniczne Biuro Podawcze
Od 1 marca 2026 r. w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych działa moduł „Biuro Podawcze”, za pomocą którego można wnosić określone pisma procesowe w postaci elektronicznej.[3]
W 2026 r. rozwiązanie to nie jest jednak powszechnym elektronicznym biurem podawczym dostępnym dla każdego obywatela. Na podstawie przepisu przejściowego z możliwości tej korzystają adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej oraz prokuratorzy.[1]
Do 28 lutego 2027 r. wniesienie wskazanych pism przez Portal ma dla tych podmiotów charakter fakultatywny. Od 1 marca 2027 r. art. 1251 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego wprowadzi obowiązek korzystania z Portalu w odniesieniu do określonych w ustawie kategorii pism.[1]
Jakie pisma można obecnie wnosić przez Portal?
Katalog nie obejmuje wszystkich pism występujących w postępowaniu cywilnym. W okresie przejściowym zawodowi pełnomocnicy i pozostałe uprawnione podmioty mogą składać przez Portal między innymi:[1]
zgłoszenie się do udziału w sprawie,
zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
określone zawiadomienia o zmianie danych i adresu do doręczeń,
oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację,
wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
apelację, określone zażalenia oraz skargę na orzeczenie referendarza sądowego,
pisma składane w toku postępowań wywołanych apelacją, zażaleniem lub skargą na orzeczenie referendarza,
wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem oraz pismo uzupełniające braki takiego wniosku,
określone wnioski o nadanie klauzuli wykonalności,
wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.
Nie można więc przyjąć, że od 1 marca 2026 r. każde dowolne pismo procesowe można przesłać sądowi przez Portal. Co więcej, Kodeks postępowania cywilnego stanowi, że pismo wniesione przez Portal przez osobę nieuprawnioną albo w przypadku nieprzewidzianym w przepisach nie wywołuje skutków prawnych związanych z wniesieniem pisma do sądu.[2]
Elektroniczne potwierdzenie zamiast dowodu nadania
Pismo składane przez Portal musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Po jego wniesieniu system generuje elektroniczne potwierdzenie wniesienia pisma.[2][3]
Rozporządzenie wykonawcze precyzyjnie określa datę wniesienia dokumentu. Jest nią czas utrwalenia pisma w Portalu po użyciu funkcji „Złóż pismo”, zapisany z dokładnością do roku, miesiąca, dnia, godziny, minuty i sekundy.[3]
Ma to szczególne znaczenie w przypadku pism objętych terminem procesowym. Jeżeli uprawniona osoba wnosi dopuszczalne pismo elektronicznie w ostatnim dniu terminu, decyduje czas wskazany w elektronicznym potwierdzeniu wniesienia. Nie trzeba więc zdążyć przed zamknięciem sądu lub placówki pocztowej.
Ustawodawca przewidział również sytuację awarii Portalu. Jeżeli w ostatnim dniu terminu wystąpią leżące po stronie sądu ograniczenia dostępności uniemożliwiające wniesienie pisma, Kodeks przewiduje szczególne zasady pozwalające dokonać czynności po przywróceniu działania systemu.[2]
1 czerwca 2026 r. – e-doręczenia także dla zwykłych stron
Druga istotna zmiana weszła w życie 1 czerwca 2026 r. Od tego dnia także strona, która nie jest reprezentowana przez zawodowego pełnomocnika, może zdecydować, że pisma sądowe będą jej doręczane za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.[1][6]
Dotyczy to między innymi osób fizycznych oraz przedsiębiorców występujących jako strony postępowania. W ich przypadku rozwiązanie jest dobrowolne. Aby z niego korzystać, trzeba złożyć za pośrednictwem Portalu oświadczenie o wyborze takiego sposobu doręczania.
Oświadczenie musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Ustawa umożliwia również późniejszą rezygnację z tej formy doręczeń.[2]
Jest tu jednak bardzo ważne rozróżnienie: wybór elektronicznych doręczeń przez obywatela nie oznacza obecnie uzyskania ogólnego prawa do wysyłania własnych pism procesowych przez Biuro Podawcze. W 2026 r. zwykła strona może wybrać elektroniczny odbiór korespondencji, natomiast możliwość wnoszenia określonych pism przez moduł Biuro Podawcze pozostaje ograniczona przede wszystkim do zawodowych uczestników wskazanych w ustawie.[5]
Kiedy pismo z sądu uważa się za doręczone?
Po wyborze elektronicznego sposobu doręczeń korespondencja jest umieszczana na koncie użytkownika w Portalu Informacyjnym. Pismo uważa się za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym dokumencie potwierdzającym jego odbiór.[2]
Nie można więc uniknąć skutków procesowych poprzez pozostawienie dokumentu bez odbioru. Jeżeli elektroniczne potwierdzenie odbioru nie powstanie, doręczenie uważa się za skuteczne z upływem 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w Portalu.[2][4]
Mechanizm przypomina zatem pod względem skutków tradycyjne doręczenie zastępcze – także tutaj brak aktywności adresata nie powoduje, że termin procesowy nigdy się nie rozpocznie. Różnica polega przede wszystkim na tym, że użytkownik ma dostęp do korespondencji przez internet.
Czy elektroniczne doręczenia oznaczają koniec awiza?
Dla strony, która wybrała doręczenia za pośrednictwem Portalu, duża część korespondencji może być odbierana bez wizyty na poczcie i bez oczekiwania na tradycyjne awizo. Nie oznacza to jednak, że od 1 czerwca 2026 r. papierowa korespondencja sądowa całkowicie znika.
Przepisy przewidują ograniczenia. W przypadku dokumentów niepochodzących od sądu, na przykład odpisów pism procesowych drugiej strony, doręczenie przez Portal jest możliwe wtedy, gdy sąd dysponuje nimi w postaci elektronicznej. Ponadto przewodniczący może odstąpić od doręczenia za pośrednictwem Portalu, jeżeli jest ono niemożliwe ze względu na charakter pisma – przykładowo gdy konieczne jest wydanie uwierzytelnionego odpisu orzeczenia albo tytułu wykonawczego.[2]
Dlatego elektroniczne doręczenia znacząco ograniczają rolę tradycyjnej korespondencji, ale jej całkowicie nie eliminują.
Co zmiany oznaczają dla obywatela?
Z perspektywy osoby prowadzącej sprawę bez adwokata lub radcy prawnego najważniejszą zmianą 2026 r. nie jest możliwość prowadzenia całego procesu przez internet, lecz możliwość dobrowolnego przeniesienia odbioru znacznej części korespondencji sądowej do Portalu Informacyjnego.
Strona może dzięki temu sprawdzać doręczenia bez względu na miejsce pobytu, a dokument jest dostępny na jej koncie bez oczekiwania na przesyłkę pocztową. Trzeba jednak pamiętać, że elektroniczne doręczenie wywołuje takie same skutki procesowe jak prawidłowe doręczenie tradycyjne – może więc rozpocząć bieg terminu do wniesienia apelacji, zażalenia czy dokonania innej czynności procesowej.
Zawodowi pełnomocnicy otrzymali z kolei możliwość elektronicznego składania określonych pism już od 1 marca 2026 r. Obecny rok jest dla nich okresem przejściowym. Od 1 marca 2027 r. wskazany w Kodeksie katalog pism będzie musiał być wnoszony za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.[1]
Cyfryzacja postępowania trwa, ale nie jest jeszcze pełna
Zmiany z 2026 r. są ważnym etapem cyfryzacji sądów powszechnych, ale nie oznaczają jeszcze pełnego elektronicznego postępowania cywilnego dostępnego dla każdego. System został wdrożony etapami: zawodowi pełnomocnicy uzyskali możliwość elektronicznego wnoszenia wskazanych pism, natomiast zwykłe strony otrzymały możliwość wyboru elektronicznego odbioru korespondencji.
W praktyce warto więc przed każdą czynnością sprawdzić, czy konkretny rodzaj pisma i osoba, która chce je wnieść, są objęte możliwością korzystania z Biura Podawczego. Wysłanie przez Portal pisma, dla którego przepisy nie przewidują takiego sposobu wniesienia, może nie wywołać skutków procesowych.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1172 – w szczególności art. 1 pkt 5 i 11, art. 14 oraz art. 16: ELI – Dz.U. 2025 poz. 1172.
- Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 468 – w szczególności art. 1251–1254, art. 126 § 5, art. 1311a oraz art. 165 § 4: ELI – Kodeks postępowania cywilnego.
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 lutego 2026 r. w sprawie trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym, Dz.U. 2026 poz. 222 – zasady działania modułu Biuro Podawcze i elektronicznego potwierdzenia wniesienia pisma: ELI – Dz.U. 2026 poz. 222.
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 marca 2024 r. w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym, Dz.U. 2024 poz. 368, ze zmianą wprowadzoną rozporządzeniem z 23 lutego 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 225: ELI – zmiana zasad doręczeń.
- Ministerstwo Sprawiedliwości, „Portal Informacyjny Sądów Powszechnych z nowymi funkcjonalnościami. Od 1 marca 2026 r. rusza elektroniczne «Biuro Podawcze»”, 2 marca 2026 r.: Gov.pl – elektroniczne Biuro Podawcze.
- Ministerstwo Sprawiedliwości, „E-doręczenia z sądów. Nowe możliwości dla obywateli”, 10 czerwca 2026 r. – zasady wyboru doręczeń elektronicznych przez obywateli i przedsiębiorców: Gov.pl – e-doręczenia dla obywateli.